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Comment faciliter la gestion des notes de frais ?

Actuellement, bon nombre d’entreprises gèrent encore les notes de frais de manière archaïque, avec l’utilisation d’Excel et d’échanges de papier justificatifs. Pourtant, avec les nombreuses avancées technologiques actuelles, il existe de nombreuses méthodes d’optimisation de la gestion de note de frais en entreprise. Des méthodes qui, non seulement facilitent les échanges d’informations, mais limitent également les erreurs, les pertes ou les oublis. À travers ce dossier, laissez-nous donc vous aider à y voir plus clair sur comment faciliter la gestion de notes de frais.

Définissez une politique de dépense dans votre entreprise et diffusez-la

La première chose que vous aurez à faire pour faciliter la gestion des notes de frais de votre entreprise est d’adopter une politique de dépenses claires au sein de votre entreprise. En effet, d’une manière générale, les notes de frais sont censées déterminer quel type de dépenses faites par les employés est remboursable, ainsi que les procédures à suivre pour obtenir le remboursement des dépenses en question. En outre, il faudra y mentionner les délais d’envoi des notes de frais et la présence d’une pièce justificative est également de rigueur.

Quoi qu’il en soit, cette politique de dépenses doit obligatoirement être comprise par tous les employés de l’entreprise. En cas du non-respect des procédures, il faudra relater cela, par exemple, si les délais de transmissions des notes ne sont pas respectés ou s’il y a un retard de remboursement.

Une meilleure gestion des notes de frais grâce à un logiciel

De nos jours, il existe de nombreux logiciels capables d’optimiser la gestion des notes de frais. La plupart d’entre eux sont capables d’automatiser la gestion en question et d’établir la note le jour de son remboursement. Tout se fait donc avec une facilité incomparable. En faisant appel à ce genre de méthode de gestion, l’intervention humaine est limitée ce qui réduit considérablement les risques d’erreurs dus à la saisie manuelle. Bien évidemment, il faudra tout de même procéder à des vérifications pour voir s’il n’y a effectivement pas eu d’erreurs.

Externaliser la gestion des notes de frais

Parmi les possibilités d’optimisation de la gestion des notes de frais, il vous est également possible d’externaliser la tâche en faisant appel à un cabinet spécialisé dans le domaine. Le salarié devra donc lui-même saisir sa note de frais dans les conditions inscrites dans la politique de dépenses dont on a parlé ultimement, pour ensuite l’envoyer à la plateforme externalisée choisie. Celle-ci se chargera ensuite de procéder aux scans et aux classements des diverses notes de frais qui lui ont été envoyées. Suite à cela, il procèdera à leurs contrôles pour finir avec son paiement. Si vous êtes décidé, facilitez donc vous la vie grâce à la gestion des notes de frais avec Expensya.

Quoi qu’il en soit, une fois tout ce processus accompli, le service comptable de votre entreprise n’aura plus qu’à valider les notes de frais en question et le tour sera joué. Bien évidemment, étant donné que tout est sous-traité, les couts sont assez conséquents et largement supérieurs à l’utilisation d’un logiciel pour les traitements. Toutefois, elle permet la suppression totale des tâches manuelles au sein de votre entreprise.

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